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vendredi 1 août 2014

Les présentations financières sont bonnes ou mauvaises? Résultat du sondage 2014 de Dave Paradi

Mon confrère MVP Dave Paradi, de Think Outside The Slide, a voulu connaître l’opinion des gens qui assistent à des présentations financières : bonnes ou mauvaises? Pendant les mois de mai et juin 2014, 120 personnes ont rempli le sondage, la plupart étant des professionnels ou des dirigeants/membres de la direction en entreprise ou au gouvernement. Avec la permission de Dave, je vous partage un résumé des résultats en français. L’article original se trouve ici.


Les présentateurs en finance submergent l'auditoire de chiffres

À la question « qu’est-ce qui vous irrite des présentations financières? », Dave a donné une liste de dix éléments et leur a demandé de choisir leur « top trois ». Malgré cette contrainte, plusieurs n’ont pu résister à choisir plus de trois éléments (moyenne de 3,6 réponses pour les répondants).

Voici donc les 4 éléments choisis par une majorité des répondants.














Ces résultats n’ont pas été une grande surprise pour Dave, ni pour moi d’ailleurs. Malheureusement, nous voyons trop souvent des diapositives PowerPoint sur lesquelles les utilisateurs ont copié/collé des feuilles Excel entières.

Les présentateurs financiers sèment la confusion chez leur auditoire avec trop de détails

Suite à sa première question, Dave a donné une zone à développement pour permettre aux répondants d’ajouter des commentaires supplémentaires, ce que beaucoup ont fait. Trois thèmes sont ressortis des commentaires ajoutés.
  1. Le présentateur met de l’importance sur les détails des chiffres plutôt que leur signification, ou de pourquoi ils devraient être importants pour l’auditoire. Il semble que les présentateurs en finance croient que leur auditoire soit autant en amour avec les chiffres qu’ils le sont : FAUX! La plupart n’aiment pas les chiffres et veulent surtout savoir ce qu’ils veulent dire. 
  2. Le présentateur utilise des termes ou des acronymes que l’auditoire ne comprend pas. Ceci est vrai pour les domaines financiers ou techniques et cette pratique empêche l’auditoire de bien comprendre la présentation. On doit se mettre à la place de l’auditoire et éviter un langage qu’ils ne comprennent pas.
  3. C’est irritant d’avoir un présentateur qui ne fait que lire le texte et les chiffres sur ses diapositives. En fait, lire vos diapositives à l’auditoire est l’irritant #1 de ce qui irrite le plus les gens lors des présentations (Voir autre sondage)

Déroutantes et ennuyeuses: ce que les gens pensent des présentations financières

Dave a demandé aux répondants de son sondage de lui donner trois mots ou phrases qu’ils entendent le plus souvent dans leur organisation quand les gens discutent des présentations financières. Voic le nuage de mots créé à partir des résultats.



















Sans grande surprise, « boring/ennuyeux » et « confusing/déroutant » ressortent du lot. Lorsqu’un auditoire se sent dépassé par les chiffres et ne peut trouver qu’est-ce que cela est supposé vouloir dire, il n’écoute plus. D’autres mots du nuage comme la perte de temps et la trop grande quantité d’information viennent confirmer les sentiments de l’auditoire lorsqu’il est confus et ennuyé.

Les présentateurs financiers devraient mettre l'importance sur leur message et l'appuyer avec du visuel clair

C'est en gros ce que les répondants avaient à dire lorsqu'ils ont partagé leurs commentaires au sujet de ce que les présentateurs devraient faire. Vos chiffres doivent supporter votre "histoire/message" et il est primordial de comprendre vous-même ce que vous avez à communiquer. Les points saillants de votre analyse suffisent pour faire ressortir ce qui est important pour l'auditoire et il est primordial de commencer à utiliser davantage d'éléments visuels au lieu de tableaux remplis de chiffres!

Les 3 suggestions de Dave

  1. Arrêter de mettre de l’emphase sur les chiffres. À la place, mettre de l’avant le message que votre auditoire doit se souvenir lorsqu’il quittera.
  2. Donner un ou quelques aperçus de vos chiffres.
  3. Utiliser des éléments visuels plutôt que d’énormes tableaux de chiffres. Nul besoin d’être un graphiste. Vous avez déjà des outils disponibles dans Excel ou PowerPoint pour le faire.


Vous aimez ce que Dave fait au niveau des présentations financières et aimeriez en profiter en français? Faites-moi part de vos besoins et vos commentaires ci-dessous et je ferai les arrangements avec lui. J’attends de vos nouvelles! :-)

mercredi 23 juillet 2014

Comment réussir sa proposition de conférence à TEDxQuébec: conseils d'une experte en présentations et communications visuelles

Cela fait maintenant 3 ans que je fais partie de la belle équipe du TEDxQuébec, au sein du comité des conférenciers. Je peux donc dire que nous en avons vu des candidatures! Et puisque nous en sommes rendus à la troisième édition, notre processus de sélection s’est aussi raffiné.

Vous avez déjà tenté votre chance et n’avez pas été retenu?

Ou encore, vous avez le goût de soumettre votre candidature lors d’une prochaine édition?

Je vous partage donc mes meilleurs conseils pour vous aider avec le processus de soumission de proposition et de sélection.


Commençons par le commencement…la philosophie TEDx

TEDx est la version locale d’une conférence TED; si vous n’êtes pas familier avec TED, allez vous inspirer sur www.ted.com!

Toutes les conférences présentées ont en commun les éléments suivants :
  • Durée maximale de 18 minutes.
  • Conférences, démonstrations et performances où l’emphase est mise sur l’IDÉE.
  • L’objectif est de favoriser l’apprentissage, l’inspiration et même l’étonnement afin de provoquer des conversations.

Pour connaître les types de conférenciers recherchés par TEDxQuébec, je vous invite à lire la section « Caractéristiques des conférenciers que nous recherchons » ici : http://tedxquebec.com/presenter/.

Mais, à titre de rappel des règles que nous devons respecter, voici les types de conférences que nous ne pouvons choisir :
  • Promotion directe de produits, livres, services ou entreprises.
  • Conférences scientifiques qui ne sont pas appuyées par des résultats de recherches crédibles.
  • Sujets à caractère politique, religieux, pornographique ou qui ne font que revisiter des conflits connus et non résolus.
La plateforme TEDx a comme objectif d’être une plateforme accessible à tous ceux qui ont une idée qui vaut la peine d’être partagée. Vous n’avez pas besoin d’être un conférencier chevronné!

L’appel de propositions

Le printemps annonce le retour de la verdure et des oiseaux. Pour TEDxQuébec, c’est généralement le lancement de l’appel de propositions des conférenciers. La procédure est simple : il suffit de remplir le formulaire en ligne.

Vous aimeriez un aperçu des types de questions?
  • Sujet de la conférence en moins de 50 mots.
  • Décrire le lien entre votre sujet et le thème choisi par l’équipe de TEDxQuébec - le thème change à chaque année. ;-)
  • Pourquoi la conférence devrait être présentée à TEDxQuébec?
  • Etc.
Vous croyez que c’est facile? Méfiez-vous! Une proposition peu réfléchie, floue et qui manque de détails enverra votre proposition directement à la « filière 13 ». Vous comprendrez davantage en lisant notre processus de première évaluation.

Mes conseils…
  • Prenez le temps de bien lire les questions avant de soumettre votre proposition.
  • Respectez les consignes! Si on vous demande de décrire votre sujet en moins de 50 mots, n’écrivez pas une dissertation d’une demi-page…
  • Réfléchissez à l’angle que vous devez donner à votre idée pour être en lien avec le thème. Si le lien n’est pas clair pour vous, ce n’est pas au comité de sélection de tenter de le trouver à votre place.


Première sélection des propositions

Dès la fermeture de l’appel de propositions, toutes les informations de la base de données sont enregistrées au format Excel. Avant de transmettre le tout au comité de sélection, toutes les informations qui nous permettraient d’identifier les individus sont caviardées.

Vous êtes une personne connue et espérez que cela vous donne un laissez-passer direct?

Vous connaissez une ou des personnes du comité de sélection?

On ne voit ni votre nom, ni votre parcours, ni vos informations de contact.

Cela signifie que notre seule façon de juger votre proposition est la qualité de votre texte et l’originalité de votre idée. Le meilleur conseil que je puisse vous donner : transmettez-nous votre passion pour votre idée et qu’elle mérite d’être partagée!

Vous n’êtes pas retenu à cette étape?

Il est possible que vous ayez oublié de lire les caractéristiques que nous recherchons chez les conférenciers, ou que vous ayez fait passer votre phénoménal parcours devant l’originalité de votre idée.

Le comité doit non seulement faire un choix selon la qualité des propositions, mais il doit également s’assurer que la programmation traitera du plus grand nombre de sujets et de disciplines possibles. Il est possible que votre idée était vraiment digne d’être partagée, mais dites-vous qu’il y a eu une ou des personnes qui auront su mettre la leur davantage en lumière. :-)


Auditions en personne

Votre proposition a été sélectionnée? Bravo! Vous devez maintenant faire vos preuves lors d’une audition de 3 minutes devant le comité de sélection, constitué des membres du comité des conférenciers et des deux co-fondateurs de TEDxQuébec.

Je peux vous affirmer une chose : être en mesure de passer clairement son message en 3 minutes est un très grand défi pour la plupart des gens que nous avons rencontrés!

Les erreurs les plus courantes?
  • Négliger de se préparer et de pratiquer.
  • Négliger de faire ressortir quel est LE message qui sera transmis à l’auditoire avec votre conférence.
  • Tenter d’apprendre un texte de trois minutes par cœur.
  • Oublier de rester vous-même, d’être authentique.
  • Négliger de nous transmettre votre passion.
  • Déborder du temps alloué.
Avoir du succès à TEDxQuébec signifie que votre message doit être clair. Si vous ne réussissez pas à transmettre ce message en 3 minutes, nous devons en arriver à la conclusion qu’il sera difficile d’y arriver sur scène également.

Pour vous donner une idée des critères d’évaluation lors des auditions…

Volet « contenu » :
Qualité du fil conducteur, organisation et cohérence des idées, innovation, audace

Volet « présentation » :
Présence sur scène, gestuelles, vocabulaire précis, ton de voix, débit.


Vous avez été sélectionné? Votre aventure ne fait que débuter!

Les conférenciers sélectionnés seront accompagnés par une équipe de professionnels au niveau de la prise de parole en public, la structure du message et l’utilisation de visuel pertinent pour s’assurer de vous mettre en valeur lors de l’événement. Vos efforts et votre ouverture face à ce processus rigoureux vous permettront de faire rayonner votre idée dans la grande famille TED/TEDx. Si une prestation ne rencontre pas les critères de qualité, ou contrevient aux règles de contenu de TED, l’enregistrement vidéo ne sera pas ajouté au canal YouTube des TEDx.


L’aventure commencera sous peu pour les conférenciers sélectionnés pour le TEDxQuébec du 28 octobre 2014. Qui sont-ils? Pour le savoir, vous devrez suivre les nouvelles sur le site www.tedxquebec.com ou sur la page Facebook de l’événement.

Question de vous faire sourire un peu, voyez le nouveau membre du comité qui voulait donner un "coup de bec" cette année. ;-)


Si vous avez le goût de partager votre propre expérience des conférences TED et TEDx, n'hésitez pas à partager ci-dessous.

vendredi 18 juillet 2014

5 documents de référence à télécharger pour vos présentations visuelles

Puisque la période estivale permet généralement de prendre un peu plus de temps pour faire de la lecture, je vous partage quelques documents de référence gratuits pour vous aider à apporter des améliorations à vos présentations visuelles.

Pour apprendre à utiliser la bonne taille de police de caractères selon votre salle:


Tableau des distances de lecture efficaces (Format 4X3)


Pour apprendre quelles polices de caractères sont compatibles avec la plupart des systèmes:





Trouvez quels formats vidéo sont compatibles avec votre version de PowerPoint avec le Tableau de compatibilité vidéo


Prenez du temps pour améliorer vos présentations avant la rentrée scolaire afin d'améliorer votre impact auprès de votre auditoire! Et n'hésitez pas à partager avec vos contacts qui peuvent en avoir besoin. :-)

  

Un atelier de 3h pour le 19 août: Prise de parole en public remarquable


Avec mes collaborateurs Lyne Marie Germain et Mustapha Farram, j'ai le plaisir de vous offrir cette possibilité de changer votre façon de présenter et d'avoir un meilleur impact sur votre auditoire, juste avant la rentrée scolaire! Pour information et vous inscrire, cliquez ce lien. Faites vite, les places sont limitées!

vendredi 11 juillet 2014

Profitez de l'été pour remodeler votre papeterie d'entreprise à peu de frais avec PowerPoint

Produire des documents se fait généralement dans un outil de traitement de texte, comme Word, Pages ou Open Office. Par contre, lorsque vient le temps d'ajouter beaucoup d'éléments graphiques, ces outils peuvent nous causer bien des maux de tête...

Bien entendu, il y a des solutions utilisées par les graphistes depuis bien des années, comme InDesign, Illustrator ou Photoshop, mais ces derniers ne sont pas facile d'accès à tous, que ce soit pour des raisons de coûts ou de facilité d'utilisation.

Il y a quelques années, j'utilisais l'outil Microsoft Publisher mais j'ai eu tellement de problèmes avec la création de PDF volumineux (l'application plantait ou le fichier PDF était incomplet!!) que j'ai décidé de me tourner vers l'outil que je connais le mieux: PowerPoint. Le gros avantage pour mes clients est qu'ils peuvent apporter des modifications mineures, au besoin.

Puisque toute petite entreprise a besoin de cartes d'affaires à peu de frais lorsqu'elle démarre, je vous partage un gabarit pour faire le montage de 8 cartes d'affaires sur un papier de format Lettre. En cliquant sur l'aperçu ci-dessous, vous serez dirigés vers mon espace de téléchargement sur le site TagMyDoc pour télécharger le fichier PowerPoint tout à fait gratuitement.
Accédez au fichier PowerPoint

Vous avez des questions ou aimeriez avoir d'autres gabarits de documents courants? Laissez-moi savoir dans les commentaires, ci-dessous. :-)

Pour mes lecteurs de l'Europe: si la demande est suffisante je me ferai un plaisir d'adapter le modèle actuel au format A4. Faites-le moi savoir ci-dessous également.

Chantal

mercredi 2 juillet 2014

Qui sont les Microsoft MVP de la région de Montréal et que font-ils?

Aujourd'hui, je déroge un peu du sujet habituel des présentations et communications visuelles. La raison est fort simple: j'ai reçu hier la nouvelle de ma nomination comme Microsoft PowerPoint MVP pour une seconde année! :-)




Selon la définition de Microsoft, "La récompense de "Most Valuable Professional" est la façon pour Microsoft de remercier des leaders d'exception de la communauté technique qui partagent activement leur expertise pratique de grande qualité." 

Nous sommes uniquement 2 au Canada pour l'expertise PowerPoint (mon confrère Dave Paradi a son blogue Think Outside The Slide), mais il y a d'autres confrères MVP dans la grande région de Montréal qui sont de fiers porte-paroles d'autres technologies de Microsoft.

Je vous laisse donc découvrir leur spécialité à l'aide de liens vers leurs blogues respectifs ci-dessous. Si vous venez qu'à avoir besoin de quelqu'un qui possède ces expertises, vous pouvez leur faire confiance.

Guy Barrette (Azure) Blogue
Alexandre Brisebois (Azure) BlogueVincent Grondin (.NET) Blogue
Christian Côté (Microsoft Busniess Intelligence Suite) Blogue
Éric De Carufel (Visual C#) Blogue
Laurent Duveau (Windows 8, Windows Phone, Azure) Blogue
Sébastien Lachance (Windows 8, Windows Phone, Client Development) Blogue
Pascal Laurin (.NET, Agile Microsoft C#) Blogue
Éric Moreau (.NET) Blogue
Louis-Philippe Pinsonneault (Windows 8, Windows Phone) : Blogue
Érik Renaud (Solutions technologiques variées) Site web
Maxime Rouiller (.NET) Blogue
Étienne Tremblay (Visual Studio, .NET)  Blogue

Et pour vos interrogations ou vos défis reliés à PowerPoint et à la prise de parole en public, vous savez où me trouver. :-)



vendredi 6 juin 2014

Comment créer un document Word à partir de votre présentation PowerPoint: 3 solutions adaptées à vos besoins

Cela fait près de 20 ans que je pousse la cause de meilleures présentations en éliminant les quantités épouvantables de texte sur les diapositives - oui, oui! avant même la création de mon entreprise, lorsque je travaillais comme conceptrice pédagogique. :-)

Selon vos besoins, le temps à votre disposition, ou votre budget, voici les solutions qui s'offrent à vous et quelques articles en référence.

1. Créer un document dans Word qui inclut les images les plus importantes de votre présentation et le texte que vous désirez transmettre à vos participants.

Cet exemple est le document de référence que je donne aux participants de certains de mes ateliers ou conférences.

Bien entendu, cette alternative nécessite plus de temps, ou d'investissement si vous ne pouvez le faire vous-mêmes. Mais elle est très efficace car c'est un outil de référence complet.










2. Créer un document à partir des fonctions d'impression Pages de commentaires ou Documents. 

PowerPoint permet d'imprimer 3 types de documents: les diapositives en mode Page Entière, les Pages de commentaires (1 diapo + commentaires) et les Documents (1 ou plusieurs miniatures des diapositives). Vous pouvez modifier la mise en forme à partir de leur masque respectif.

La façon d'accéder est la suivante (capture de PowerPoint 2010 | bouton Office/Imprimer dans 2007 | Fichier/Imprimer dans 2013).
















3. Utiliser la fonction "Créer des documents" dans PowerPoint.

Cette fonction existe depuis belle lurette! Elle s'appelait auparavant "Envoyer vers Word" et, bien honnêtement, je n'étais pas très enthousiaste car elle créait des fichiers avec lesquelles j'ai connu énormément de problèmes, l'énorme taille étant le premier!

Par contre, ma consœur MVP Echo Swinford a publié un article sur les 4 meilleures pratiques des documents de soutien PowerPoint, produits à partir de Word, dans lequel j'ai trouvé une petite configuration qui aurait résolu au moins un de mes problèmes avec cette fonction!

Je vous invite à visiter son site pour y lire la procédure complète de la création d'un document Word à partir de vos diapositives PowerPoint: 4 Best Practices For PowerPoint Handouts With Send to Word. Le fameux truc à ne pas oublier? Son truc # 1: coller avec liaison! Thanks Echo for the "Paste Link" best practice! We learn something new every day. :-)

Soyez tout de même patient car le processus d'exportation peut être long, selon le nombre de diapositives et la taille du matériel graphique dans votre fichier. Et ne soyez pas surpris, vous obtiendrez tout de même un fichier plus gros que votre fichier PowerPoint. Mais cela vaut la peine, surtout si vous vous permettez de réduire la quantité de texte sur vos diapositives. :-)

Merci de partager vos commentaires et vos questions ci-dessous.



vendredi 30 mai 2014

C2MTL Jour 3...le dernier : 3 éléments qui ont attiré mon attention

Et voilà, la conférence #C2MTL est maintenant terminée depuis une douzaine d'heures, pour les très sages, ou seulement quelques heures pour ceux qui ont fait la fête davantage! :-)

Participer à une conférence d'envergure de l'intérieur est un feu roulant mais l'expérience humaine est très enrichissante, autant avec les participants que nos collègues bénévoles. Mon partage d'aujourd'hui reflète donc beaucoup l'aspect humain.

  1. Garder du temps à tous les jours pour penser

    L'auteure et leader d'opinion Noreena Hertz, et le réalisateur James Cameron ont tous les deux souligné l'importance de se garder du temps pour penser, à chaque jour. Noreena Hertz avait d'ailleurs posé une question, demandant comment arriver à se réserver du temps de réflexion, qui a été utilisée pendant un laboratoire d'expérimentation avec les participants.

    Pourquoi c'est important pour vos présentations?
    Un temps de réflexion de qualité vous permettra d'aligner davantage votre message sur les attentes et les besoins de votre auditoire. Si votre prochaine présentation n'est qu'un ramassis de qui vous êtes et comment vous êtes bon, vous n'aurez que très peu d'impact sur votre auditoire.
  2. Prendre le temps de produire l'excellence
    James Cameron a su se tailler une place enviable parmi les réalisateur de films et il devient facile de comprendre pourquoi à la lumière des quelques citations suivantes, lors de son entretien avec Georges Stromboulopoulos lors de la présentation de clôture du C2MTL:

    ''Audience expectation is getting very high'' -
    Les attentes de l'auditoire deviennent très élevées

    ''Compromise hurts de film'' -
    Le compromis porte atteinte au film

    ''You always need to challenge yourself'' -
    Vous devez toujours vous mettre au défi

    ''It takes time to produce excellence'' -
    Produire l'excellence prend du temps

    Pourquoi c'est important pour vos présentations?

    Tout comme pour les films, vous devez être conscient que les auditoires sont de plus en plus critiques et exigeants face aux présentations. Réfléchissez à votre propre réaction lorsque vous voyez une présentation remplie de texte? Un présentateur mal préparé? Un manque de structure?

    Autre élément important: de plus en plus de jeunes habitués aux technologies font partie des auditoires devant lesquels nous présentons. Voulez-vous vraiment manquer une occasion de vous démarquer? Je ne crois pas que la technologie doit prendre toute la place, mais vous devez penser à varier les moyens utilisés pour faire passer votre message et la technologie en l'un d'eux.
  3. Une communication efficace, primordiale dans toutes les sphères de notre vie
    Pendant mes 3 jours à C2MTL, j'ai été un témoin privilégié de l'importance d'une communication efficace.

    Parmi tous les conférenciers, certains ont mieux réussi à transmettre un message que d'autres. En soi, cela n'est pas dramatique. Toutefois, combien de temps voulez-vous rester présent dans la mémoire des gens?

    Certains visuels ont bien servi le message, d'autres moins, ou parfois très peu.

    La communication entre toutes les équipes responsables de la mise en œuvre de ce super événement ont parfois bien été, d'autres fois moins. Bien que cela semble avoir passé inaperçu pour les participants. ;-) Plus on est en mesure de communiquer clairement nos besoins et nos attentes, plus nos équipes deviennent fonctionnelles et fluides dans leurs actions.

En conclusion...

C2MTL aura offert une multitude d'expériences aux participants et aux bénévoles. L'important est ce qu'on en retire et ce que nous mettrons en action par la suite. Mais toutes ces expériences, peu importe qu'elles très positives, ou moins, nos permettent de grandir...si on se donne le temps d'y réfléchir. ;-)

La même chose est vraie pour vos présentations: faites vivre une expérience enrichissante à votre auditoire pour vous assurer que les gens pourront grandir et évoluer.

Des commentaires? Merci de les partager ci-dessous pour le plus grand plaisir de tous.