Presentations efficaces en entrevue en France

J'ai eu le plaisir de faire la connaissance et d'échanger avec Karine Raczak récemment, du site Assitante-manager-freelance.fr .

Après avoir commenté un de ces billets traitant des nouveaux styles de présentations PowerPoint, elle a eu la gentillesse de me contacter afin d'en apprendre davantage. Aujourd'hui, elle partage le résultat de notre échange avec ces lectrices et lecteurs dans son article Redécouvrez les présentations Power-Point (http://www.assistante-manager-freelance.fr/wordpress/2009/11/redecouvrez-les-presentations-power-point/).

En plus d'en apprendre davantage au sujet des présentations, profitez de l'occasion lire les excellentes informations de son site au sujet du secrétariat, du management, du marketing, de la communication, de la qualité et de l’environnement.

PresentationEngine® : un complement interessant pour PowerPoint

Depuis septembre dernier j'ai le bonheur de communiquer assez régulièrement avec une entreprise de la France qui distribue un complément du logiciel PowerPoint: PresentationEngine®.

Après avoir eu la chance d'utiliser cette application, je suis à même de constater que beaucoup d'utilisateurs pourraient grandement bénéficier de son utilisation! Parfaitement intégré à la barre d'outils (PPT2003) ou aux onglets (PPT2007) de PowerPoint, ce logiciel possède plusieurs avantages (selon la version déployée):

• Il permet aux utilisateurs d'avoir accès à des outils de conception que nous n'avons pas dans PowerPoint comme, par exemple, la possibilité de facilement déterminer la taille et la position d'un objet graphique (image, photo, etc.) à l'aide d'une grille similaire à celle de l'insertion d'un tableau dans Word.
• Après avoir inséré une image, vous êtes en mesure de la recadrer ou même d'y faire un zoom sans avoir à utiliser l'outil de rognage (c'est vraiment génial!).
• Il vous donne la possibilité d'accéder facilement à votre banque de présentations corporatives afin de mieux gérer l'image d'entreprise (et faciliter la conception de meilleures présentations pour les utilisateurs moins familiers avec le design).
• Il donne accès à une bibliothèque centralisée de photos corporatives à même PowerPoint.
• PresentationEngine rend même vos contenus disponibles à distance; très pratique pour les employés mobiles ou les représentants!

Bref, j'ai bien aimé faire la découverte de cet outil!

Afin de vous donner un meilleur aperçu de toutes les possibilités, je vous invite à visionner les vidéos disponibles sur le site suivant: http://www.nordisc.fr/presentationengine/

Si vous désirez davantage d'information ou encore profiter d'une démonstration, n'hésitez pas à communiquer avec le sympathique Jean-Charles Martin de Nordisc et, dites-lui bonjour de ma part. :-)

Votre presentation et les medias sociaux

Il y a deux semaines, j'assistais à une conférence à Atlanta qui réunissait environ 200 mordus des présentations visuelles. Mon ami Rick Altman, l'hôte de la conférence, avait encore une fois réussi le tour de force de réunir quelques-unes des personnes les plus influentes du domaine. Bref, trois jours intensifs de formation!

Comment est-il possible de passer trois jours à discuter de présentations et de PowerPoint? Et bien justement, le monde des professionnels de la présentatique ne traite pas uniquement du logiciel et du contenu. Pendant toute la conférence il a été question, bien entendu, de la conception efficace, des normes de design actuelles, du présentateur et....des médias sociaux!

En effet, les Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube et SlideShare de ce monde (pour en nommer que quelques-uns!) ne peuvent plus être ignorés. L'ère du partage des présentations et celle du partage des expériences des auditoires est bel et bien arrivée. Non seulement les participants peuvent donner leurs commentaires de vive-voix, mais ils utilisent dorénavant leur téléphone pour commenter leur expérience en direct sur le web! Si vous en doutez, allez faire un tour sur le site Twitter et faites une recherche avec pptlive (la conférence à laquelle j'étais...); vous serez étonnés de la quantité de messages envoyés en "temps réel" pendant la conférence.

Alors, n'est-il pas temps de vous assurer que vos présentations sont à la hauteur des attentes de vos auditoires et de vos clients? :-)

Fusion de deux ou plusieurs presentations PowerPoint

Dans mon article sur les masques dans PowerPoint 2007, Birdy m’a posé la question suivante : « Je souhaiterais "fusionner" 2 voir 3 présentations. Problème : comment importer le masque de chaque présentation sans qu'il s'applique à l'ensemble du diaporama ? ». La réponse à cette excellente question fera donc l’objet de mon billet d’aujourd’hui.



Il arrive très souvent de vouloir intégrer des diapositives provenant de plusieurs présentations tout en maintenant le style ou le masque d’origine. Deux méthodes simples permettent d’y arriver. Puisque la question a été posée dans ma section du masque de diapo dans PPT 2007, les exemples seront donnés pour cette version (à noter que la version 2003 possède également ces fonctionnalités).


1. Copier / Coller

• Assurez-vous que tous les fichiers dans lesquels vous désirez copier des diapositives sont ouverts.
• Afin de faciliter votre tâche, utilisez le mode Trieuse de diapositives afin de faire la sélection du contenu à copier.

• Cliquez sur le bouton Copier ou utilisez les touches CTRL-C.
• Restaurer la fenêtre PowerPoint du fichier où vous devez insérer les diapositives puis, après avoir créé un point d’insertion en mode Normal ou Trieuse de diapositives, cliquez le bouton Coller ou CTRL-V.

Dans l’exemple ci-dessus on voit effectivement que les nouvelles diapositives prennent les caractéristiques de la nouvelle présentation. Toutefois, il faut porter attention à l’icône qui est apparue : en cliquant sur la petite flèche noire sur sa droite on peut maintenant indiquer au système que l’on veut conserver la mise en forme de source! D’un simple clic on obtient donc ceci :

Il suffit de recommencer aussi souvent que vous en avez besoin. En affichant le masque de la nouvelle présentation, vous serez à même de constater qu’un nouveau masque s’ajoute à chaque fois que vous effectuez cette procédure. Ne soyez pas surpris, vous aurez une TRÈS longue liste de dispositions dans votre masque!



2. Utilisation de la fonction Réutiliser des diapositives (2007) ou Insertion/ Diapositives à partir d’un fichier (2003)

• Dans l’onglet Accueil, cliquez sur la petite flèche du bouton Nouvelle diapositive afin de pouvoir accéder à la fonction située au bas de cette galerie. Après avoir cliqué sur le lien Réutiliser des diapositives, un nouveau volet s’affiche à droite. Cliquez sur le bouton parcourir et sélectionner, par exemple, Rechercher le fichier. Il suffit alors de naviguer jusqu’au dossier où se trouve la présentation voulue afin de l’ouvrir dans le volet de droite.

• Cochez la petite case au bas du volet afin que chaque diapositive ajoutée garde sa mise en forme originale puis cliquez sur chaque miniature à insérer dans le volet Réutiliser des diapositives. Seul détail, assurez-vous d’avoir effectué un clic de souris à l’endroit où la nouvelle diapositive doit s’insérer pour faciliter votre tâche.

Alors voilà! Il suffit de choisir la méthode que vous préférez.


N’hésitez pas à me contacter si vous avez d’autres questions!

Film ou video dans PowerPoint 2003 et 2007

En réponse à la question de Romain - "...un ami a réalisé une animation vidéo au format .avi et je souhaiterais l'inclure dans le fond d'écran sur la première diapositive de ma présentation." - voici quelques informations importantes et la marche à suivre pour les versions 2003 et 2007 du logiciel.

Deux éléments importants:

1. Un fichier vidéo est toujours lié au fichier PowerPoint et non incorporé. Ceci signifie qu'il est primordial de s'assurer que le fichier vidéo ne soit jamais déplacé pour éviter de briser le lien qui permet à PowerPoint de le retrouver. Idéalement, gardez-le dans le même dossier que le fichier de la présentation pour minimiser les risques de problèmes.


2. Peu importe les éléments qui se trouvent sur votre diapositive ou leur disposition, dès qu'un fichier vidéo est démarré il se retrouve toujours au premier plan de la diapositive. Si vous désirez voir d'autres éléments graphiques ou du texte en même temps, vous devez vous assurer que votre vidéo ne couvre pas entièrement la diapo.

Insertion d'un fichier vidéo dans PowerPoint 2003

Via le menu Insertion / Films et sons / Film en provenance d'un fichier, on navigue jusqu'à notre fichier vidéo à partir de la fenêtre Insérer un film.

Le système vous présente alors la fenêtre qui vous permettra de déterminer si le film doit démarrer automatiquement ou seulement lorsqu'on clique dessus.

Dans le cas qui nous intéresse, il est probablement préférable que la vidéo démarre automatiquement alors il suffit de cliquer sur le bouton Automatique. En démarrant votre diaporama (touche F5 par exemple) vous verrez alors la vidéo démarrer dès l'affichage de la diapositive.

Il est possible de faire la lecture du fichier en plein écran soit en ajustant l'objet vidéo, comme on le ferait avec une image, soit en modifiant les paramètres via le volet Personnaliser l'animation ou via le menu contextuel (clic droit de la souris au-dessus de l'objet film) et Modifier Objet vidéo. Il est toutefois très important de vous rappeler que dès que la lecture du fichier vidéo démarre, tous les autres éléments de texte, les formes ou les images situés devant seront masqués...C'est malheureusement une contrainte du logiciel et de tenter de l'ajouter au masque de la diapositive de titre n'y changera rien!

Insertion d'un fichier vidéo dans PowerPoint 2007

La méthode d'insertion de film est identique pour PowerPoint 2007. Voici toutefois quelques informations supplémentaires concernant l'interface.

On procède via l'onglet Insertion puis, dans le groupe Clips multimédias à l'extrême droite du ruban, on clique sur la flèche sous Film pour accéder à la fonction Film à partir d'un fichier. Après l'insertion du fichier vidéo vous aurez accès à un nouvel onglet nommé Outils vidéo dans lequel le ruban vous donne accès aux paramètres modifiables de votre film.

Alors voilà. Tentez l'expérience et n'hésitez pas à me contacter si vous avez d'autres questions ou des commentaires.

Domptez vos barres d'outils dans PPT2003

Beaucoup d'utilisateurs du logiciel PowerPoint 2003 savent qu'ils peuvent ajouter des barres d'outils mais bien peu connaissent les trucs pour rapidement les personnaliser selon leurs besoins. Voici donc les étapes pour y arriver.

Si vous n'avez jamais ajouté de barres d'outils, votre interface ressemble probablement à ceci:

Seule la barre d'outils standard est présente ce qui oblige les utilisateurs à passer par les menus ou à connaître les racccourcis clavier pour accéder aux différentes fonctions. Pour la méthode de personnalisation que je vous montre aujourd'hui, la première étape consiste à faire afficher les barres d'outils les plus courantes.

1- À partir du menu Affichage / Barres d'outils

Cliquez ensuite sur Mise en forme, Dessin et Image; vous devrez repasser par le menu Affichage pour chaque barre d'outils ajoutée.

Votre interface devrait maintenant ressembler à ceci:

2- Enlever des boutons peu utilisés de vos barres d'outils.

Les boutons dits "standards" des barres d'outils comportent parfois des fonctions qui ne seront pratiquement jamais utilisées par certains utilisateurs, en plus de prendre beaucoup d'espace. Donc, pour chacun des boutons qui ne vous seront pas vraiment utiles, positionnez votre pointeur de souris au-dessus puis enfoncez la touche Alt de votre clavier et le bouton de gauche de la souris. Vous verrez apparaître un encadré noir autour du bouton ainsi qu'un rectangle sous votre pointeur. Il suffit de le glisser hors de la barre d'outils pour le faire disparaître. La flèche noire, dans l'image ci-dessous, démontre le déplacement et l'aspect de votre pointeur lorsque le bouton est dans une zone où il sera supprimé.

3- Ajouter des fonctions qui ne sont pas sur les barres d'outils standards.

Une façon de personnaliser les boutons de nos barres d'outils est de passer par le menu Affichage / Barres d'outils / Personnaliser. On peut également cliquer sur la flèche noire située à l'extrémité d'une barre d'outils afin de choisir Ajouter/supprimer des boutons puis Personnaliser.

Dans la fenêtre Personnalisation qui s'affiche, onglet Commandes, vous pourrez fureter la longue liste qui s'offre à vous dans différentes catégories. Lorsque vous trouvez une commande qui vous sera utile, il suffit de la sélectionner, enfoncer votre bouton gauche de la souris, puis de la glisser à l'endroit qui vous plaît sur vos barres d'outils. Dans l'exemple ci-dessous, je vous montre la catégorie Dessin dans laquelle vous pouvez trouver ces sympathiques outils d'alignement. Dès que vous avez plus d'un élément sélectionnés sur une diapositive, ils vous permettent de procéder à leur alignement en seulement quelques clics de souris!

Amusez-vous à personnaliser vos barres d'outils. Plus elles seront adaptées à votre mode de travail dans PowerPoint 2003, plus vous serez productifs et gagnerez du temps! Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter.

Comment economiser plusieurs millions par annee sans couper des emplois?

De simples changements au niveau des communications pendant leurs réunions pourraient permettre à Citigroup d’économiser 47 millions $ chaque année alors qu’une petite entreprise économiserait plus de 85 000 $ par année.

Mais quel est le rapport avec PowerPoint? Beaucoup plus que vous pourriez l’imaginer! L’article qui suit est une gracieuseté de mon confrère Dave Paradi qui m’a gentiment autorisé sa traduction et son adaptation. Raison de plus pour améliorer vos compétences en PowerPoint afin d'arrêter de présenter et commencer à communiquer!

Prétendre faire économiser 47 millions $ par année à Citigroup est une affirmation assez téméraire, particulièrement si aucune coupure d’emplois n’est impliquée. Comment cela peut-il se faire? En améliorant la communication lors de réunions déjà en cours et en réduisant les pertes du précieux temps accordé aux employés chaque jour. Des statistiques sont là pour le prouver.

Selon des statistiques de Microsoft en 2005, le travailleur américain moyen passait 5,5 heures par semaine en réunions et a l’impression que 71 % de ces réunions ne sont pas productives. De plus en plus de réunions comportent des présentations PowerPoint comme moyen de communiquer l’information alors les mauvaises présentations contribuent à cette perte de temps. Si on assume que 50 % des réunions impliquent une présentation PowerPoint et que ces réunions sont considérées de la même manière en termes de manque de productivité, alors le coût annuel de cette perte de temps, pour un professionnel ou un directeur qui gagne 60 000 $ par année, sera d’un peu plus de 2 928 $.

Citigroup est l’une des plus grandes corporations des États-Unis et du monde qui emploie, partout dans le monde, 325 000 personnes. Afin de créer un exemple de la vraie vie, utilisons les données du personnel de Citigroup pour 2006 où on dénombre 53 642 professionnels ou employés de direction aux États-Unis. En faisant le calcul, on obtient plus de 157 millions $ en perte de temps chaque année si on assume qu’ils travaillent de la même manière que les 38 000 personnes impliquées dans l’étude de Microsoft.

Si Citigroup pouvait réduire le pourcentage de réunions non-productives à 50 % - signifiant que les gens perdent seulement la moitié de leur temps passé dans des réunions avec des présentations, l’entreprise pourrait économiser plus de 47 millions $ de pertes de temps annuellement. Un objectif de 50 % de réunions non-productives peut sembler peu mais cela serait une amélioration énorme comparée à ce que les entreprises vivent actuellement. Sans compter que cette économie de 47 millions $ représente uniquement les réunions qui comportent des présentations tout en n’assumant pas que les autres types de réunions s’améliorent.


Comment n’importe quelle entreprise peut améliorer la communication pendant les réunions qui impliquent des présentations?

Voici 4 moyens:

1. Prenez plus de temps pour planifier ce qui sera dit. Trop souvent les présentations sont le résultat d’un “vidage de cerveau” du présentateur. Si les présentateurs investissaient du temps à planifier ce qu’ils doivent dire, le message serait plus clair et fort probablement plus court.
2. Pensez davantage à votre auditoire. La présentation doit être pour leur bénéfice à eux, pas le vôtre. Une présentation orientée vers les besoins de l’auditoire permettra de réduire l’information qu’ils n’ont pas besoin d’entendre tout en améliorant la prise de décision et l’action.
3. Créez des éléments visuels qui communiquent le message. Le plus gros défaut des présentations PowerPoint est qu’il est trop facile de créer des diapositives entières de listes à puces interminables. Vous devez penser de façon plus visuelle en créant des graphiques, des diagrammes, des tableaux et des images qui vous permettent d’y ajouter vos commentaires et explications afin de communiqué votre message.
4. Ayez une conversation au lieu d’une conférence ou un cours magistral. Trop de gens lisent chacune de leurs diapositives sans jamais rendre le contenu attrayant pour aucune personne de leur auditoire. Les présentations devraient engager votre auditoire à discuter de l’information et des prochaines étapes. Les présentateurs doivent pratiquer davantage afin d’être entièrement confortables avec leur message et être libres de proposer des exemples, des histoires et l’interaction qui mène à de meilleurs résultats.

Ces économies ne sont pas uniquement disponibles à Citigroup. Votre entreprise n’est peut-être pas aussi grosse et vous croyez que les économies ne seront pas aussi significatives. Toutefois, si votre organisation est composée de 100 professionnels et directeurs vous pourriez économiser 86 625 $, une somme très significative pour n’importe quelle entreprise.

Encore trop d’entreprises manquent l’opportunité de réduire les pertes de temps et continuent de contribuer au stress, au déséquilibre travail-famille et la faible productivité de leurs employés. Faites des changements dans votre groupe de travail dès aujourd’hui. Commencez à mieux communiquer dans vos réunions et voyez les résultats étonnants que vous pourrez atteindre.

©MMVII Dave Paradi
Dave Paradi aide les présentateurs à utiliser les visuels PowerPoint de façon Stratégique afin d’améliorer leurs présentations. Il est également co-auteur de Guide to PowerPoint de Prentice Hall et auteur de The Visual Slide Revolution. Plusieurs ressources et articles (en anglais) sont disponibles sur son site web au http://www.thinkoutsidetheslide.com/